«Sales and Operations Planning (S&OP)»

SALES AND OPERATIONS PLANNING (S&OP)

“Sales & Operation Planning” o Planeación de Ventas y Operaciones es un concepto que tiene sus inicios hace más de dos décadas, pero que en recientes años ha cobrado una gran relevancia entre ejecutivos de primer nivel.

¿Por qué debo implementarlo?

Sales and Operacions Planning -S&OP- es una parte del plan de negocios de la compañía y su objetivo principal es mantener un balance entre Producción, Abastecimiento y Ventas. Esto supone alinear el Plan de Producción, las Ventas y el Plan Financiero.

La premisa básica del S&OP es que debe ser un plan creado para unificar estrategias e información en las áreas de Ventas, Operaciones y Finanzas.

Podríamos decir que es un auténtico plan de comunicación entre los departamentos con el objetivo de unificar el business plan de la compañía y controlar de forma periódica los resultados en las reuniones que se establezcan para su control y seguimiento.

También es importante destacar que el S&OP no es un proceso único ni estándar, está sujeto a las condiciones en la que una organización opera. No es igual en una gran corporación que en una empresa de menor tamaño, u organizaciones el ámbito industrial que en la empresas de sectores tan dinámicos como la tecnología.

Reuniones de S&OP

El proceso para ejecutar en forma eficiente el S&OP en toda la organización trae consigo una serie de reuniones que basicamente consisten en llegar a un consenso entre los planes de demanda y producción.

Serían las siguientes pasos o reuniones:

Como se observa, la participación de la alta dirección en el proceso es muy relevante debido a la toma de decisiones de alto nivel que conlleva y que a su vez demanda claridad total de las prioridades estratégicas del negocio:

Como en la ejecución de cualquier otro proceso de gestión, los beneficios del S&OP son más claros en elementos de la coordinación del trabajo colectivo, los cuales terminan impactando fuertemente en los resultados del negocio. Dichos beneficios son:

·         Mejora en el trabajo en equipo

·         Mejora en la comunicación, creando un canal institucional a través del responsable de la coordinación del proceso

·         Mejores procesos de toma de decisiones. El proceso de decisión se hace con mejor información con menos esfuerzo y en menos tiempo

·         Mejor control – Al tener un tablero de indicadores que atraviesa a las áreas operativas e incluye las mediciones de resultado de negocio

·         Mejor coordinación, el manejo de información única y un canal formal de comunicación impactan positivamente la coordinación de la empresa

·         Visibilidad hacia el futuro. El propósito del ejercicio de planeación es proyectar los riesgos y oportunidades del negocio hacia un futuro de mediano plazo, logrando disparar discusiones relevantes para promover la proactividad y evitar caer en sólo ser reactivos

Al final, un proceso bien ejecutado impactará el negocio a través de mejoras en:

Ingresos

·         Reducir venta perdida por agotamientos

·         Reasignación de inversiones promocionales e incrementar su rentabilidad.

Rentabilidad

·         La combinación de crecimiento en ingresos y la reducción de gastos minimizando mermas, ineficiencias, urgencias, etc.

Flujo de Efectivo

·         Mantener niveles de inventario saludables.

Nivel de Servicio

·         Crear el entendimiento común de la demanda que las capacidades existentes podrán satisfacer.

EN CONCLUSIÓN:

S&OP es un proceso que atraviesa a toda las áreas de la operación de una compañía y que bien implementado permite un funcionamiento más ágil y más fluido de la empresa, convirtiéndose en el vehículo para la ejecución de la estrategia.